Trong kỷ nguyên số ngày nay, ứng dụng văn phòng điện tử đã trở thành mô hình phổ biến nhất và được cộng đồng doanh nghiệp tích cực hưởng ứng áp dụng vì những tiện ích đem lại. Đứng trước xu thế không thể đảo ngược đó, những năm qua, Công ty Tư vấn điện miền Bắc (NPCPEC) – Đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Bắc đã tích cực triển khai, đồng thời áp dụng sâu rộng hệ thống văn phòng số Digital Office (D-Office).
D-Office là phần mềm do Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam nghiên cứu, phát triển để thay thế cho hệ thống Văn phòng điện tử E-Office trước đây. Hệ thống D-Office hiện nay được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, thân thiện và hỗ trợ người dùng trên 03 phiên bản ứng dụng trên nền tảng Web, Tablet và Smartphone.
CBCNV Sử dụng hệ thống D-Office trên Smartphone.
Trước những ưu việt mà D-Office đem lại cho người sử dụng, bắt đầu từ năm 2021, NPCPEC đã tập trung triển khai ứng dụng phần mềm này. Hệ thống D-Office gồm đầy đủ các tiện ích như trên E-Office như: Văn bản đến, văn bản đi, văn bản đi nội bộ, công việc, hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, lịch tuần, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa các đơn vị,… Bên cạnh đó, D-Office cũng được tích hợp với hệ thống quản lý nguồn nhân lực HRMS, đồng bộ hóa hồ sơ nhân sự, danh bạ điện thoại, khai thác các dịch vụ tiện ích văn phòng, hoàn thiện biểu mẫu văn bản điện tử theo đúng quy chuẩn. Ngoài ra, phần mềm còn được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của EVN.
Qua ứng dụng trong thực tế tại Công ty, D-Office đã phát huy được những điểm mạnh của E-Office (đã sử dụng trước đó), đồng thời hạn chế nhược điểm, giúp tạo ra hệ thống quản lý tập trung; Nhà quản lý có thể dễ dàng điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi một cách sát sao. Mặt khác, các nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, nhận hoặc gửi văn bản tức thời trên mọi thiết bị. Qua đó, đã giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và tăng năng suất lao động.
Theo số liệu thống kê cho thấy, thời gian qua, 100% cán bộ công nhân viên trong Công ty đã ứng dụng phần mềm D-Office trong công việc. Đặc biệt, chỉ tính riêng từ đầu năm 2023 đến nay, hệ thống D-Office của NPCPEC đã xử lý hàng nghìn văn bản đến cũng như văn bản đi; Hồ sơ công việc điện tử được lập và tuân thủ đúng về quy định công tác lập hồ sơ; Đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định được mốc thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ,… Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản, đồng thời góp phần đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết… Đặc biệt, đây được coi là những cơ sở quan trọng cho việc phát triển và tiếp tục hoàn thiện giải pháp văn phòng điện tử tại NPCPEC trong thời gian tiếp theo.
Ông Trần Ngọc Minh phó giám đốc NPCPEC chia sẻ: “Việc ứng dụng phần mềm D-Office vào công tác văn phòng đã giúp mọi sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty đến các phòng nghiệp vụ một cách nhanh chóng, thuận tiện. Cùng với đó, kể từ khi ứng dụng phần mềm này, công tác lưu trữ, tìm kiếm, phát hành văn bản đã trở nên nhanh gọn, giúp bộ phận văn phòng làm việc khoa học và hiệu quả hơn. Mặt khác, cũng chính nhờ thông qua D-Office đã giúp các bộ phận khối văn phòng tham mưu sát, trúng, đúng hơn cho Ban Giám đốc trong việc xử lý các công việc do mình phụ trách”.
Theo kế hoạch chuyển đổi số trong công tác văn phòng tới năm 2025, NPCPEC sẽ tiếp tục đẩy mạnh công tác nhận thức chuyển đổi số trong toàn thể cán bộ công nhân viên. Đồng thời, hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa Tổng công ty với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).
Cùng với đó, Công ty cũng sẽ tập trung hoàn thành nhiệm vụ di động hóa các ứng dụng phục vụ cán bộ công nhân viên trong quá trình làm việc và tiến tới ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn, tổng hợp để cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản theo lộ trình của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Có thể khẳng định, việc ứng dụng D-Office tại NPCPEC đã từng bước nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, tối ưu hóa năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên, cũng như tăng cường sự hiệu quả, tính minh bạch, giúp Công ty vận hành thông suốt và đạt được các mục tiêu đề ra. Điều này đang góp phần thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại Công ty, hướng tới hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số của toàn ngành Điện.
Vân Anh – NPCPEC